Rotina! Ro-ti-na! A sério… se queres gerir o tempo com filhos e um negócio, sem dares em doida nem desejares cortar pulsos… é mesmo criar uma rotina. E mais alguns ingredientes secretos que fazem a diferença e claro que vou partilhar contigo aqui.

Ora bem, fala-se em rotina e é ver a malta toda a ficar cheia de urticária. Eu percebo-te! É difícil criar uma rotina quando o puto tem hoje uma dor de barriga e amanhã 3 aulas extra curriculares. Mas "rotina" e horário são coisas diferentes, como vais ver.

Nem sempre um "horário" nos ajuda, na verdade. Principalmente, quando há mais filhos do que mãos a ajudarem. Então como podes dar a volta à questão e começar a gerir o tempo com filhos e um negócio? Vê aqui o passo-a-passo.

gerir o tempo com filhos e negócio

Por aqui, temos um regime bem simples: Ação Mínima Essencial.

Ou seja: aquilo que me comprometo a fazer todos os dias. Mesmo que o mundo desabe (maijoumenos), eu sei que tenho aqueles "mínimos" para cumprir. Funcionam como uma espécie de teste de eficácia e produtividade. Se chegar ao fim do dia sem aquela AME executada, já sei que os objetivos da semana estão em risco.

Bem, mas vamos lá ver como é que podes criar a tua rotina para o teu negócio.

Qualquer que seja o tipo de negócio e o número de empregados (dos 0 aos 100), tens certas obrigações habituais e antecipáveis.

Sem dúvida, são aquelas ações essenciais que te garantem que o negócio continua a funcionar e a fluir. A técnica é listar todas essas ações e dividir por dias e momentos em que caibam mais confortavelmente. Mas vamos ver os truques da AME, para que seja um sucesso também para ti.

1. passo: ver o tamanho da vaca para gerir o tempo com filhos e um negócio

Mesmo que sejamos vegan, todas sabemos que ninguém come uma vaca inteira. Partimos em partes e escolhemos a que melhor se adequa ao tipo de cozinhado que queremos. Quando estamos a gerir o tempo, é a mesma coisa.

Claramente, não vamos tentar gerir o negócio todo a todo o momento. Vamos perceber o que precisamos de fazer como um todo e, em seguida, dividimos em partes que consigam ser inseridas na nossa rotina louca e dolorosa. (tantas vezes dolorosa, certo!?)

Na verdade, gerir o tempo com filhos e um negócio é depender de demasiadas variáveis que não controlamos. Dependemos do mercado, dos Clientes, dos filhos e dos professores (caso se aplique). Por isso mesmo, logo que começamos a trabalhar a nossa agenda por ações e não por tarefas, tudo se torna mais simples.

Qual é a diferença entre ações e tarefas?

Bem, vai sempre depender do dicionário pessoal. Para a maioria das pessoas, uma "tarefa" é algo completo que se faz. Por exemplo "lavar a loiça" ou "enviar um email". As ações são partes dessas tarefas. Por exemplo: "colocar a loiça de molho" (para depois poder ser lavada) ou "escrever os tópicos do email" (que depois será escrito).

Embora possa parecer uma duplicação de tarefas, na prática, o que estamos a fazer é ocupar os blocos de tempo.

O que significa ocupar os blocos de tempo?

Significa trabalhar usando pequenos intervalos de tempo para não darmos em doidas e conseguirmos concluir tarefas.

Repara nos exemplos: tu já executas várias ações sequenciais para cada uma delas. Cada pessoa tem a sua forma de organizar as suas tarefas. Por exemplo: um vídeo nas redes sociais. Há quem faça guião, há quem estipule os tópicos e há quem siga outras orientações.

Em resumo: todos temos a nossa forma de organizar o trabalho… mas todos organizamos. Nem que seja mentalmente. Por isso é que qualquer pessoa pode gerir o tempo com filhos e um negócio. Basta juntar uma técnica eficaz (e adivinha lá o que te trago aqui).

Como já sabemos, somos interrompidas mil vezes e temos de fazer 30 coisas ao mesmo tempo. Assim sendo, se dividirmos as tarefas em pequenas ações que possam ser feitas em pequenos intervalos, vamos avançando com mais sucesso. Voltando ao exemplo anterior: podes demorar 15 minutos a responder a um email ou podes demorar:

  • 3 minutos para escolher os tópicos
  • 3 minutos para cada tópico
  • 2 minutos para cumprimentos e despedidas

Embora não seja o ideal, trabalhar por pequenas corridas é uma grande ajuda. Já que somos interrompidas, pelo menos que o rentabilizemos e usemos para gerir melhor o tempo.

Ou seja: para conseguires melhor gerir o tempo com filhos e um negócio, começa por dividir todas as tuas tarefas em ações.

sistema de gestão de tempo para filhos e negócio

2. passo: estabelecer um tempo máximo de execução.

(partilhando uma nota paralela: há cerca de 8 anos fiz uma formação espectacular em gestão de tempo. Na altura, ouvi uma frase que me marcou: uma tarefa vai consumir tanto tempo quanto lho permitamos. Hoje tentei encontrar o autor, para poder partilhar contigo mas não encontrei e como trabalho por limites de tempo… enfim… avancei. Vês!? Artigo feito à mesma e não andei a pastelar. Quando voltar a cruzar-me com ela, aviso!)

Acima de tudo, quando estamos a executar uma tarefa e não estamos pressionadas com o tempo… perdemo-nos! É certo e sabido que demoramos muito mais do que o necessário. Aliás, até o perfecionismo volta em altas, para nos atacar. Se queremos gerir o tempo com filhos e um negócio, temos de balizar o tempo.

balizar para melhor gerir o tempo com filhos e um negócio

Quando estamos a falar de ações que já executamos com frequência, já sabemos quanto tempo podem demorar. Já que queres organizar a nossa vida, basta que identifiques o tempo que efectivamente gastas com cada uma delas. Por outro lado, se quiseres aumentar a tua produtividade, podes implementar um sistema de "10%-". Ou seja: Para uma ação que demoras 10 minutos, retiras 10%: ficas com uma baliza de 9 minutos para a terminares.

Embora no início seja complicado (não vou mentir-te!), rapidamente se torna uma forma de estar. Quando começas a fazer algo, já sabes que é expectável que demores x tempo. Aos poucos, começas a trabalhar no ponto mais confortável da tua eficácia. Sem pressas, sem procrastinação. Apenas uma eficácia saudável.

3. passo: arrumar ações para gerir o tempo com filhos e um negócio

É provável que sintas o mesmo que eu: a vida pessoal e o negócio andam super misturados. Certo? Para poderes gerir o tempo eficazmente, é importante que sigas estes passos. Se saltares um passinho que seja, o resultado já não será igual.

  1. define qual é a tua prioridade para cada dia da semana (família ou trabalho).
  2. em cada dia, define o que tens de garantir que é feito (desde o jantar à reunião de direção)
  3. para casa resultado, que ações são necessárias.
  4. distribui cada ação por dia da semana, tendo em conta os horários comuns

prioridade

É comum a família (os filhos) serem a prioridade para as Empresárias. De qualquer forma, é aceitável e até pode ser positivo que em alguns dias da semana a tua prioridade seja o negócio. Se escolheres dias em que a família tem menos necessidades ou está mais acompanhada por outros cuidadores… tens uma vida equilibrada e saudável.

Em resumo:

É provável que te pareça complexo ao início. No entanto, o teu sucesso é mais fácil, quando garantes que as ações essenciais são concluídas a cada dia da semana. Se estabeleceres estes objetivos e os cumprires, vais sempre avançando de forma mais segura e serena. É este o sistema que usamos por aqui. O que te parece este sistema?